Organización del evento “La Nit dels Museus de Barcelona”

Hoy desde el blog de V3rtice, agencia de comunicación de Barcelona, hablaremos de una de las tareas contempladas dentro de la acción de las Relaciones Públicas: la organización de eventos. Además, os contaremos un reciente caso de éxito que se cocinó en nuestro departamento de comunicación: “La Nit dels Museus de Barcelona”.

En V3rtice, agencia de organización de eventos, entendemos la organización de eventos como un proceso de tres fases: diseño, planificación y ejecución; Ya sea para congresos, festivales o convenciones, todo empieza con una reunión en la que se presentan los espacios y se definen las ideas. Así pues, lo primero que hicimos fue sentarnos a la mesa con el Museu Blau para saber cuáles eran las motivaciones tras “La Nit dels Museus”. Conocer de primera mano la dinámica de funcionamiento y adaptarnos a las necesidades del cliente y de su potencial target. Así fue como recibimos el encargo de preparar el Museu Blau, museo dentro del circuito de espacios de exposición de la ciudad condal, para acogerse a esta noche de cultura gratuita que año tras año mueve a miles de barceloneses.

El siguiente paso fue la pre-producción del evento, es decir, el análisis de las necesidades que el encargo podía requerir. Planificar todo aquello que el día del evento pudiera ocurrir para, por una parte, minimizar sorpresas y, de la otra, definir una estrategia de acción para que todo el mundo desarrollase su actividad de la forma más eficiente posible. Se determinaron las necesidades de delimitación y adecuación del espacio del Museu Blau. Definir, por ejemplo, qué infraestructuras eran necesarias (paneles, escenario, etc), qué materiales se debían emplear en ellas, o bien, cómo se iban a montar y desmontar de la manera más eficiente posible. A partir de estas necesidades específicas, se pudieron calcular y prever los costos del evento.

El proceso de producción se materializó el sábado 20 de mayo, el día de “La Nit dels Museus”, con nuestro equipo supervisando que todos los procesos se realizaban tal y como se habían planificado en etapas anteriores (diseño y pre-producción). A las 19h el museo abrió sus puertas y todo estaba listo, como si el espacio nunca hubiera sido modificado y rediseñado para esa ocasión concreta. Y la verdad es que es aquí donde reside la magia de la organización de eventos, que llegue el día D y todo salga como estaba previsto. Nuestra tarea terminó con el desmontaje, para irnos silenciosamente, tal y como habíamos llegado, dejando un buen recuerdo en los millares de visitantes que se recibieron durante toda la noche ¿Organizamos algo?