Podemos definir el protocolo como la manera correcta de comunicar y hacer llegar los mensajes al público.

Para tener un protocolo correcto es necesario conocer las características de cada evento, así como las herramientas necesarias para la óptima realización del acto. Si lo conseguimos tendremos la posibilidad de afianzar una conexión entre los asistentes.

 

Aspectos básicos a seguir

Todos los eventos se dividen en tres fases: la organización previa al acto, la realización de evento y el post-acto. Cada una de estas partes tiene sus propias normas a seguir.

Organización del evento

El sitio donde se lleve a cabo el evento marcará en gran medida el protocolo que debemos seguir. Los eventos realizados en el exterior son más informales, por lo que el protocolo no requiere tanta importancia, mientras que en los de interior, como ferias o congresos, es todo lo contrario. También es muy importante la puntualidad tanto en el inicio como en el momento de finalizar el acto.

Otro aspecto importante es conocer al tipo de público que va a asistir al acto. En los eventos dirigidos a un público reducido, las invitaciones pueden realizarse por teléfono una semana antes del acto. Mientras que en los eventos masivos se deben enviar las invitaciones con mucha más antelación. 

Respecto al programa, lo debemos diseñar para que se ajuste al horario establecido. Para ello hay que tener en cuenta  las personas que participarán y su correspondiente tiempo de intervención. También debemos realizar un inventario de todos los elementos necesarios para el acto.

Durante la realización del evento

El anfitrión es la persona responsable del evento  y como norma protocolaria básica debe ser este quien dé la bienvenida a los asistentes y quien los despida en la finalización. 

Si el evento que realizamos incluye comidas, nos tenemos que basar en el protocolo sobre la distribución de mesas y asignación de asientos en función de los rangos o cargos. También debemos tener en cuenta las posibles intolerancias o alergias de los asistentes. 

El post-acto

Al finalizar el evento debemos realizar un acta pública que incluya las conclusiones de la jornada y una nota de agradecimiento. Ambos elementos deben llegar a los participantes del acto.

Para acabar, la organización debe realizar un dossier de valoración donde se plasmen los resultados obtenidos de la organización del evento y así conocer si se han alcanzado los objetivos propuestos.


Errores más comunes

En la organización de eventos, existen una serie de fallos y errores que pueden hacer que el acto finalmente no se lleve a cabo de la manera esperada. 

Muchas veces caemos en conductas extremas, siendo demasiado rígidos al entablar vínculos o, todo lo contrario, manejándonos  con extrema familiaridad.

También es muy común cometer errores en la ubicación del estrado o de los invitados, o al estipular el orden de los participantes. El desconocimiento de costumbres extranjeras también nos puede llevar a cometer errores en la ejecución del evento.

Podemos decir que un protocolo llevado a cabo de manera correcta garantiza prácticamente el éxito del evento. Pero, sin embargo, un pequeño error o descuido en el protocolo puede estropear todo el acto.


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