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Organización del evento: Jornadas Técnicas de la Asociación Iberomacaronéica de Jardines Botánicos

El Museu Blau de Barcelona ha vuelto a confiar en v3rtice, agencia de comunicación en Barcelona para organizar uno de los eventos más importantes de la temporada, las Jornadas Técnicas de la Asociación Iberomacaronéica de Jardines Botánicos donde asistirán expertos y asociados de jardines botánicos de toda España.
 
Como agencia de comunicación nos estamos encargando tanto de la preproducción del evento como la producción del mismo. A nivel de preproducción actuamos como secretaria técnica del evento, coordinando las invitaciones y las necesidades del propio evento tanto a nivel técnico como humano; gestionando las contrataciones de catering, equipo técnico (sonido e iluminación), gestión de transporte y hoteles, y coordinando la asistencia y las invitaciones de los ponentes al acto.
Además, como agencia de comunicación, y en este caso como agencia de organización de eventos, nos encargamos de la producción del propio evento; recepción de asistentes, entrega de acreditaciones, coordinación ponencias, gestión de catering, transportes, organización de actividades; constituyendo así la regidoría del evento.
 
En este tipo de eventos, trabajamos toda la coordinación de la mano del propio cliente pero también de su departamento de comunicación, con la finalidad de establecer una unificación y coherencia durante toda la producción del evento. Es importante tener en cuenta que para llevar a cabo la producción de eventos internos debemos de establecer sinergias tanto con el departamento de comunicación como con los especialistas del evento. En este caso al ser un evento para un sector muy concreto como son asociados a jardines botánicos era clave conocer el sector y así poder establecer un planning del evento adaptado a sus necesidades.
 
Nuestro departamento de organización de evento tiene muy en cuenta la esencia del propio evento antes de iniciar la pre producción, ya que creemos que es muy importante establecer un look&feel del evento acorde a los valores del mismo. Una vez esto está definido iniciamos un plan técnico del evento y así establecemos los roles y las necesidades requeridas.