Como agencia de comunicación especializada en gabinetes de prensa de Barcelona, somos conscientes de que las notas de prensa son una herramienta muy útil en la relación entre medios de comunicación y empresas. Por eso, cada vez más compañías las utilizan para convocar eventos.
 
Hoy en v3rtice hablaremos sobre como organizar un evento con la ayuda de una nota de prensa. Los eventos sirven para dar a conocer un producto o servicio o para promocionar una empresa. Pero si quieres que tu público objetivo sepa que organizas este evento será importante invitar a los periodistas a través de un comunicado.
 
¿Pero por qué son necesarios los periodistas? Pues por mucho que pienses que tu empresa es importante y suficientemente conocida, si no sales en los medios no existes.  La prensa consigue hacer difusión del evento de forma mucho más efectiva y además consigue llegar al público objetivo deseado. Además de hablar del evento, los medios hablaran sobre la marca, generando así notoriedad y buena reputación sin tener que pagar el precio que se pagaría por un anuncio publicitario.
 
A la hora de invitar a los medios en el evento,  es necesario enviar el comunicado con bastante antelación para que así estos puedan planificarse sin problemas. De esta manera, se puede hacer el envío des de dos semanas hasta un mes antes.  El documento debe ser muy claro en cuanto a los objetivos, las personas que participaran y la fecha del evento. Además, la convocatoria puede tener un formato más visual y atractivo que capte la atención de los periodistas.
 
Por otro lado, es importante que el mensaje que se quiere vender del evento sea relevante y  de interés para los medios, que aporte datos y cifras o algún elemento que atraiga la atención de estos. Una vez redactado, se diseñará una base de datos y habrá que ponerse en contacto con los periodistas uno a uno del ámbito relacionado con el evento. Posteriormente, se hará seguimiento para saber quién vendrá y quién no, siempre intentando no presionar ni obligar a nadie.
 
Durante el evento, habrá que organizar la gestión de los medios mediante acreditaciones. Es importante que cuando estos lleguen haya alguien esperándoles a la recepción para guiarles hacia la zona destinada a periodistas. Finalmente, después del evento se hará una nota de prensa para facilitar el trabajo de los periodistas invitados y de aquellos que no han podido venir y se hará un seguimiento para ver que se publica.
 
En definitiva, a la hora de convocar un evento es muy importante darlo a conocer a través de una nota de prensa para que además de los invitados pertinentes, asistan los periodistas. Hay que recordar, sin embargo, que la convocatoria a un evento no solo consiste en enviar el comunicado, sino que hay que mantener un contacto personalizado con los periodistas.