Mitjançant l’organització d’esdeveniments volem abarcar tot tipus d’objectius i públics, tants com la imaginació de l’agència que ho prepari ho desitgi. No obstant, un punt que moltes vegades trobem és la presència de càrrecs institucionals en aquests esdeveniments. Avui en el blog de V3rtice, agència d’organització d’esdeveniments a Barcelona, parlarem d’aquest tipus d’esdeveniments amb “caràcter especial” i donarem unes pautes sobre com s’ha d’actuar.

El primer que hem de tenir clar és que convidar a càrrecs institucionals als nostres esdeveniments no és senzill, ja que requereix d’una planificació extra en qüestions com a seguretat, infraestructures o desenvolupament del propi acte. D’altra banda, ens reportarà un benefici molt clar, que és l’interès mediàtic que suscitarà. És evident que serà major com més coneguda és la figura pública, no és el mateix que a la inauguració de les nostres noves instal·lacions acudeixi el rei que que acudeixi l’alcalde de la nostra localitat. En qualsevol cas, tindrà gairebé garantit un espai en els mitjans.

Com comentàvem abans, hi ha una sèrie d’aspectes a tenir en compte. En el cas de figures de certa importància, és molt probable que rebem la visita dels seus caps de seguretat amb antelació; per assegurar-se que tot funciona com hauria de ser. A més, haurem de considerar la possibilitat de seguretat privada, xofers, etc. També haurem de reservar un espai perquè el convidat en qüestió doni un petit discurs. Com de desafortunat seria convidar al president de la Comunitat Autònoma o a un ministre i que sigui el president de la nostra empresa el que comparegui en el seu lloc? Un error garrafal.

Altres qüestions que valorar a l’hora de realitzar una planificació són com s’hauran de situar els convidats en una taula, l’ordre de parlaments, si es col·locaran banderes i quin serà la seva ordre, si s’escoltaran himnes… No són poques les diferències respecte a un acte en el qual no figurin com convidats càrrecs institucionals. A més, un aspecte clau és comptar amb una bona relació i feedback per part de l’oficina de protocol del càrrec en qüestió; per garantir que l’esdeveniment es desenvoluparà segons el previst. Sembla evident que una empresa no pot deixar a l’atzar tots aquests assumptes, per la qual cosa es recomana comptar amb una agència de comunicació amb experiència; com és el cas de V3rtice; agència d’organització d’esdeveniments a Barcelona.