Com agència comunicació Madrid tenim molt present la importància d’organitzar una bona roda de premsa. La informació que es vulgui transmetre és molt important, ja que permetrà atreure l’atenció dels periodistes, mitjans de comunicació i persones interessades en el tema que es tracti.
En aquests temps en els quals s’han posat de moda les rodes de premsa sense preguntes, convé recordar quin és el sentit d’aquesta eina de comunicació i quins passos cal donar perquè el resultat final sigui el que es desitja: que l’organització, marca, producte o esdeveniment tingui un ampli reflex en els mitjans de comunicació i amb un tractament favorable. No hi ha millor aliat per a la causa que un periodista que torna content d’una roda de premsa en la qual l’hi han posat tot molt fàcil.
D’una banda, s’ha de tenir molt clar la informació que es vol transmetre. Sembla una obvietat, però la roda de premsa és una eina de comunicació molt potent que s’ha d’usar quan realment hi ha alguna cosa important que anunciar o mostrar. Els periodistes són professionals el temps dels quals és molt valuós. Si se’ls convoca per explicar alguna cosa que es podria resoldre mitjançant una nota de premsa, és probable que no acudeixin la pròxima vegada.
De la mateixa manera, abans de fixar el dia, s’ha de comprovar que no se celebri un altre esdeveniment que pugui eclipsar la convocatòria que realitzarem. El dia anterior al matí s’ha d’enviar una convocatòria per correu electrònic als periodistes encarregats de les seccions que cobreixen habitualment la informació que es vagi a oferir.
D’altra banda, ha de quedar molt clar en la convocatòria el lloc i l’hora. No és mala idea adjuntar un plànol d’ubicació. Quant a l’organització de la sala, s’ha de tenir en compte les necessitats de cada mitjà, de tal forma que s’habiliti espais per a càmeres de televisió, fotògrafs, ràdios i redactors perquè puguin fer el seu treball amb comoditat sense interferir-se uns amb uns altres.
I finalment, s’ha de fer un seguiment de tot el que es publica o emet per elaborar un dossier i valorar l’impacte en els mitjans de comunicació. Solament se li demanarà al periodista en casos extrems i com a excepció que ens enviï una còpia del publicat. Per tant, no convé espatllar la bona impressió que s’ha causat.
I fins aquí el blog d’avui en v3rtice, com a agència de comunicació de Madrid, esperem que hàgiu pogut observar les diferents maneres d’organitzar una roda de premsa i els passos que us hem exposat a partir de les nostres experiències organitzant-les.
