Podem definir el protocol com la manera correcta de comunicar i fer arribar els missatges al públic.
Per tenir un protocol correcte és necessari conèixer les característiques de cada esdeveniment, així com les eines necessàries per a l’òptima realització de l’acte. Si ho aconseguim tindrem la possibilitat d’obtenir una connexió entre els assistents.
Aspectes bàsics a seguir
Tots els esdeveniments es divideixen en tres fases: l’organització prèvia a l’acte, la realització de l’esdeveniment i el post-acte. Cadascuna d’aquestes parts té les seves pròpies normes a seguir.
Organització de l’esdeveniment
El lloc on es realitzi l’esdeveniment marcarà en gran manera el protocol que hem de seguir. Els esdeveniments realitzats en l’exterior són més informals, per la qual cosa el protocol no requereix tanta importància, mentre que en els d’interior, com a fires o congressos, és tot el contrari. També és molt important la puntualitat tant en l’inici com en el moment de finalitzar l’acte.
Un altre aspecte important és conèixer a la mena de públic que assistirà a l’acte. En els esdeveniments dirigits a un públic reduït, les invitacions poden realitzar-se per telèfon una setmana abans de l’acte. Mentre que en els esdeveniments massius s’han d’enviar les invitacions amb molta més antelació.
Respecte al programa, l’hem de dissenyar perquè s’ajusti a l’horari establert. Per a això cal tenir en compte les persones que participaran i el seu corresponent temps d’intervenció. També hem de realitzar un inventari de tots els elements necessaris per a l’acte.
Durant la realització de l’esdeveniment
L’amfitrió és la persona responsable de l’esdeveniment i com a norma protocol·lària bàsica ha de ser aquest qui doni la benvinguda als assistents i qui els acomiadi en la finalització.
Si l’esdeveniment que realitzem inclou menjars, ens hem de basar en el protocol sobre la distribució de taules i assignació de seients en funció dels rangs o càrrecs. També hem de tenir en compte les possibles intoleràncies o al·lèrgies dels assistents.
El post-acte
En finalitzar l’esdeveniment hem de realitzar una acta pública que inclogui les conclusions de la jornada i una nota d’agraïment. Tots dos elements han d’arribar als participants de l’acte.
Per acabar, l’organització ha de realitzar un dossier de valoració on es plasmin els resultats obtinguts de l’organització de l’esdeveniment i així conèixer si s’han aconseguit els objectius proposats.
Errors més comuns
En l’organització d’esdeveniments, existeixen una sèrie d’errors que poden fer que l’acte finalment no es dugui a terme de la manera esperada.
Moltes vegades caiem en conductes extremes, sent massa rígids en entaular vincles o, tot el contrari, manejant-nos amb extrema familiaritat.
També és molt comú cometre errors en la ubicació de l’estrada o dels convidats, o en estipular l’ordre dels participants. El desconeixement de costums estrangers també ens pot portar a cometre errors en l’execució de l’esdeveniment.
Podem dir que un protocol dut a terme de manera correcta garanteix pràcticament l’èxit de l’esdeveniment. Però, no obstant això, un petit error o descuit en el protocol pot espatllar tot l’acte.
Organització d’esdeveniments a Madrid i Barcelona
V3rtice, com a agència de comunicació integral, té experiència en la direcció del protocol durant l’organització d’esdeveniments. El nostre punt fort és que comptem amb un equip de recursos tècnics i humans propi, la qual cosa permet una major adaptabilitat en l’organització d’aquests esdeveniments i del seu protocol. Estarem encantats d’ajudar-te i adaptar-nos a les necessitats del teu negoci. Contacta!
