L´Organizació d’esdeveniments a l’estiu

Cada vegada més, les organitzacions decideixen traslladar els seus events Claus de l’any a l’època estival. I és que el bon temps, les hores de llum i la major varietat d’escenaris possibles afegeixen a la organització d’actes un valor especial. Avui, en el bloc de v3rtice, agencia d’organització d’esdeveniments a Barcelona, ens apropem una mica més a la creació i organització d’esdeveniments a l’estiu.

Primer hem d’establir una sèrie d’objectius: Que volem aconseguir amb l’esdeveniment? A quin públic ens dirigim?. Una vegada respostes aquestes preguntes, podrem determinar data i ubicació de l’esdeveniment. SI pensem en estiu, ens ve al cap l’estil mediterrani, sol i temperatures agradables. Per aquest motiu, Barcelona és un lloc idoni per a la l’organització d’esdeveniments.

A continuació, hem de definir la data tenint en comte aspectes com si hi ha dies festius propers o si és una època especialment popular per que el nostre públic objectiu agafi vacances i marxi de la ciutat. Aprofundint una mica més, s’ha de tenir en compte el tipus d’esdeveniment que es celebrarà i quina franja horària és la més apropiada.

Els esdeveniments nocturns tenen com a principals punts a favor que es es realitzen en hores on no fa tanta calor – i si això ho parlem d’esdeveniments de Juliol i Agost és important – i que permeten espais més relaxats com terrasses i espais chill outs. Per a l’organització d’esdeveniments més relaxats i informals, és sens dubte, una idea a tenir en compte.

Relacionat amb l’anterior apartat, s’ha de valorar si l’esdeveniment que celebrarem serà en un espai tancat o a l’aire lliure. En el primer cas, s’ha de garantir l’existència de determinats elements com aire condicionat, para-sols, carpes que impedeixen que el sol doni directament als assistents.

En el cas d’espais oberts, no podem confiar en el clima d’estiu i s’ha de preveure la possibilitat de pluja, que caigui tempesta o baixin de cop les temperatures. Com ens va passat l’any passat en la primera edició del Festa& Teca, que a les 06.00h del matí quan estàvem en plena producció de l’esdeveniment va caure una tempesta, l’equip va decidir esperar a l’últim moment i va prendre la decisió adequada, el sol va aparèixer i va ser un èxit amb més de 5.000 visitants.

Un altre aspecte a considerar és la contractació de catering, begudes i menjar. Per norma general, els mesos d’estiu la gent prefereix plats més lleugers, de picoteig. Respecte les begudes, no podem oblidar una bona quantitat de líquids freds, amb i sens alcohol. Una tendència actual que pot encaixar molt més són les foodtrucks.

Per últim, s’ha de tenir en compte la gestió de les invitacions i acreditacions, i el dress code. Segons la temàtica de l’esdeveniment la vestimenta varia, ja que establim un protocol adequat al context.

Uns dies abans, és recomanable visitar l’espai on es celebrarà l’esdeveniment, per conèixer les característiques especials del lloc i ultimar detalls de la decoració i de producció d’Esdeveniments. En aquest sentit, els mesos d’estiu donen lloc a jugar amb temàtiques i escenografia, especialment en esdeveniments més informals, com esdeveniments gastronòmics, musicals, festes majors, etc.

Durant la celebració de l’esdeveniment, és Important deixar constància de com s’ha desenvolupat. Això inclou la cobertura de vídeo i Fotografia dels assistents i ambient. Si l’esdeveniment és adreçat a un target jove, els encantarà veure que heu penjat les fotos a les vostres xarxes socials o a la vostra web.

El nostre departament d’organització d’esdeveniments s’encarrega de la producció integral de l’esdeveniment: Pre Producció, Producció i pospo, tenint en compte totes les necessitats tècniques i humanes requerides per a l’organització i producció dels esdeveniments.

Aquests són alguns consells que des de l’agència d’organització d’esdeveniments a Barcelona V3rtice proposem per a que els vostres esdeveniments d’estiu siguin tot un èxit.