L’organització d’esdeveniments mai és una tasca senzilla quant a planificació. Cal tenir en compte les necessitats dels públics, els objectius, especificacions de lloc i temps… En el cas dels esdeveniments esportius, a tots aquests aspectes a vigilar se li sumen molts altres derivats de les característiques d’aquest tipus d’events. Avui en el blog de V3rtice, agència d’organització d’esdeveniments, us acostarem a algunes de les qüestions bàsiques que no podem descurar quan es tracta d’un esdeveniment esportiu.
El primer dels aspectes a valorar és bastant evident: la meteorologia. Els organitzadors d’esdeveniments encara no han aconseguit tenir tant poder com per poder incidir en aquest tipus de qüestions, però amb una bona previsió es poden augmentar considerablement les possibilitats d’èxit. Si és un esdeveniment a l’hivern o tardor cal tenir en compte la pluja, el fred i fins i tot el gel. Per contra, si és estiu, la calor excessiva i la falta d’ombra. També s’han de tenir en compte les hores de llum pròpies de cada època de l’any, el vent i altres condicions atmosfèriques extremes com les tempestes.
Passem a un altre aspecte que requereix d’una planificació extra: la seguretat. Depenent de quin tipus de cita esportiva estem parlant, no és gens estrany trobar-se amb assistents “massa exaltats” o que acaben recorrent a la violència verbal o fins i tot física. Per garantir que l’esdeveniment es desenvolupi amb tranquil·litat i sense incidents, haurem de tenir en compte la possibilitat de contractar serveis de seguretat i de vigilància. A més, s’ha de preveure l’assistència mèdica en cas d’accidents, baralles, etc.
Depenent de la grandària de l’esdeveniment esportiu, les qüestions de logística poden arribar a escapar-se’ns del nostre control. Per exemple, en cas d’estadis, palaus d’esports i poliesportius de gran aforament, compten amb els seus propis protocols d’evacuació, de distribució dels visitants, d’acomodació per als jugadors… Alguns aspectes bàsics en el cas d’esdeveniments de grandària més modesta són tanques per al control, indicacions de sortides d’emergència, sortides i serveis, seients reservats per a persones amb mobilitat reduïda, places d’aparcament o informació sobre mitjans de transport públics, bar, personal de recepció…
