Com a agència de publicitat especialitzada en l’organització d’esdeveniments de Barcelona, hem planificat esdeveniments per a diferents empreses com Synergie o el Museu Blau. En aquest sentit, sabem que els esdeveniments són una de les millors estratègies perquè una empresa es promocioni i tingui èxit.
Avui a V3rtice parlarem sobre com fer que un esdeveniment sigui exitós i donarem alguns consells fonamentals que heu de seguir. Per començar, com tota estratègia comunicativa, és important tenir clar quins són els objectius de la campanya. Cal fer una reunió prèvia amb el client perquè expressi que vol aconseguir amb l’esdeveniment, quin pressupost té i a quin públic es vol dirigir. D’aquesta manera, podrem planificar millor les accions que anem a realitzar d’acord amb als valors de l’empresa.
El següent pas serà fer un briefing o resum de la temàtica de l’esdeveniment. Abans de redactar-ho s’haurà d’estudiar el mercat i la competència per determinar el contingut de l’esdeveniment. En aquest document ha de quedar molt clar tota la informació de l’esdeveniment com el lloc, la data, el preu i les principals accions que es desenvoluparan. Així, servirà per presentar-ho als inversors o patrocinadors que financin l’esdeveniment i perquè l’equip de treball comenci a planificar-se.
D’altra banda, caldrà llogar una sala i treballar amb tots els elements logístics, com la contractació d’un equip de seguretat, un càtering, el personal de neteja, la decoració o els serveis d’un equip d’enregistrament. Totes aquestes accions hauran de realitzar-se tenint en compte el pressupost que s’indica en el briefing i la temàtica de l’esdeveniment. A més, cadascuna d’aquestes tasques ha d’estar recollida dins d’un timing per així tenir previstos tots els detalls sense que hi hagi sorpreses.
L’últim pas abans de l’esdeveniment serà la promoció i la invitació. El millor és enviar les invitacions via email ja que és més ràpid i econòmic, però per assegurar-se que l’han rebut és necessari fer algunes trucades. Quant a la difusió de l’esdeveniment, la premsa és el millor aliat. En aquest sentit, cal convidar a mitjans de comunicació, segons la temàtica o secció que s’adapti més, perquè facin difusió de l’esdeveniment. Un altre canal de difusió poden ser els blogs i també les xarxes socials.
En definitiva, una bona organització d’un esdeveniment pot portar a l’èxit a una empresa. No obstant això, és molt important que el mateix dia de l’esdeveniment hi hagi algun equip especialitzat controlant que totes les variables surtin bé i a posteriori, que hi hagi una difusió de l’esdeveniment per part dels mitjans de comunicació perquè arribi al públic potencial.
