L’organització d’esdeveniments és una de les tasques que més treball requereixen però més gratificants per a les organitzacions, perquè és el moment en què poden mantenir contacte directe amb algun dels seus públics. Per a garantir l’èxit en aquest camp, les empreses compten amb l’ajuda d’agències especialitzades en organització d’esdeveniments, com és el cas de V3rtice. Avui, des del nostre bloc, volem presentar-vos de forma general quins són les claus perquè un esdeveniment siga un èxit i quins són els imprevists més comuns.
El primer a tenir en compte és què objectius tenim a l’hora d’organitzar l’esdeveniment. Volem donar-nos a conèixer entre el públic final?, agrair la confiança dipositada a les empreses col·laboradores?, celebrar una jornada tècnica per a especialistes en una matèria en concret? Hi ha punts objectius com a tipus d’esdeveniments i un dels principals errors és no haver-los definit amb claredat. Si partim d’unes metes poc clares, pot ser que tot el nostre esdeveniment es desmonti en el moment de posar-nos a realitzar treball més tècnic. Conjuntament amb els objectius estan els resultats esperats i el públic al que ens dirigim. Una vegada estiguin aquests tres punts decidits, podem considerar que tenim la base sobre la qual treballar llista.
En el següent pas haurem de decidir la data, hora i lloc de realització de l’esdeveniment. Ha de ser conforme al tipus d’acte en qüestió. No podem programar un acte a l’aire lliure en un parc a les 3 del migdia d’un dia d’agost, igual que un esdeveniment per a públic infantil un dimecres al matí de febrer no tindrà èxit. Cada circumstància ha de ser estudiada al detall, tenint en compte tant el sentit comú com a coneixement que l’agència d’organització va adquirint amb l’experiència.
Una vegada tinguem tots aquests elements decidits és hora de posar sobre el paper com comunicarem l’esdeveniment: abans, durant i després. Tractarem de decidir si és un tema d’interès per a la premsa i; en cas afirmatiu; quin tipus de mitjà (generalista o especialitzat, online o en paper, televisió…). Hem de realitzar una bona previsió quant a tractament amb premsa i, com a mínim, preparar una nota o un dossier que enviar als mitjans que s’han mostrat interessats en la iniciativa.
Finalment, no podem “donar per suposats” aspectes més específics i de logística. És el lloc en el qual se celebrarà l’esdeveniment accessible per a persones amb mobilitat reduïda? Tenim un equip tècnic preparat per a la reproducció de vídeo i/o àudio? Necessitem transport públic i places d’aparcament properes?
