Cada vez, más organizaciones deciden trasladar sus eventos clave del año a la época estival. Y es que el buen tiempo, las horas de luz y la mayor variedad de escenarios posibles añaden a la organización de actos un valor especial. Hoy, en el blog de V3rtice, agencia de organización de eventos en Barcelona, nos acercaremos un poco más a la creación y organización de eventos en verano.
Lo primero que debemos establecer es una serie de objetivos, ¿qué pretendemos conseguir con este evento?, ¿a qué público nos dirigimos?. Una vez respondidas estas preguntas, podremos determinar una fecha y un lugar. Si pensamos en verano, casi inmediatamente se nos viene a la cabeza el estilo mediterráneo, de sol y temperaturas agradables. Por este motivo, Barcelona es un lugar idóneo para la organización de eventos en Barcelona.
A continuación, debemos definir la fecha atendiendo a una serie de aspectos como si hay días festivos cercanos o si es una época especialmente popular para que nuestro público objetivo coja vacaciones y huya de la ciudad. Ya afinando más, hay que tener en cuenta el tipo de evento que se celebrará y qué franja horaria es apropiada. Si las características de la reunión lo permiten, podemos considerar las últimas horas del día para organizarlo.
Los eventos nocturnos tienen como principales puntos a favor que se trata de horas en las que no hace tanto calor –y esto, si hablamos de Julio y Agosto es importante – y que permiten espacios más relajados como terrazas y espacios chill out e incluso jugar con temáticas. Para la organización de eventos más relajados e informales es, sin duda, una idea a tener en cuenta.
Relacionado con el anterior apartado, se tiene que valorar si el evento que celebraremos será en un espacio cerrado o al aire libre. En el primer caso, hay que garantizar la existencia de determinados elementos como aire acondicionado y carpas o parasoles que impidan que dé el sol directamente en la cara de los invitados. En el caso de espacios abiertos, no podemos confiarnos con el clima veraniego y prever que empiece a llover, que caiga una tormenta o que esa noche bajen las temperaturas inesperadamente. Como nos pasó el año pasado en la primera edición del Festa& Teca, que a les 06.00h de la mañana en plena producción del evento cayó una tormenta, el equipo decidió esperar hasta el último momento y fue lo acertado, ya que apareció el sol y con él un éxito de asistencia de más de 5.000 personas.
Otro aspecto a considerar es la contratación de catering, bebidas y comida. Por norma general, en los meses de verano la gente prefiere platos más ligeros, de picar e incluso fríos, tipo canapé. En cuanto a las bebidas, no podemos olvidar una buena cantidad de líquidos fríos, con y sin alcohol. Una tendencia actual que puede encajar muy bien en según qué tipo de eventos es la de los foodtrucks o puestos de comida.
Por último, se ha de tener en cuenta la gestió de invitaciones y acreditaciones, y el dress code recomendado que deseáis que los asistentes lleven. Según la temática del evento la vestimenta variará, ya que establecemos un protocolo adecuado al contexto.
Unos días antes, es recomendable visitar el espacio en el que se celebrará el evento, para conocer las características especiales del lugar y ultimar detalles de la decoración y de producción de eventos. En este sentido, los meses de verano dan más pie a jugar con temáticas y escenografía, en especial si es un evento más informal.
Durante la celebración del evento, es importante dejar constancia de cómo se ha desarrollado. Esto incluye cobertura de vídeo y fotografías de los asistentes y ambiente. Si el evento es dirigido a un target joven, les encantará ver que habéis colgado las fotos en vuestras redes sociales o en vuestra web. Esto repercutirá positivamente también en el impacto en internet que tenéis.
Nuestro departamento de organización de eventos se encarga de la producción integral del evento: pre producción, producción i pospo, teniendo en cuenta todas las necesidades técnicas y humanas requeridas para la organización y producción de los eventos.
