Mediante la organización de eventos podemos querer abarcar todo tipo de objetivos y públicos, tantos como la imaginación de la agencia que lo prepare desee. Sin embargo, un punto que muchas veces encontramos es la presencia de cargos institucionales en estos eventos. Hoy en el blog de V3rtice, agencia de organización de eventos en Barcelona, hablaremos de este tipo de eventos con “carácter especial” y daremos unas pautas sobre cómo se tiene que actuar.
Lo primero que debemos tener claro es que invitar a cargos institucionales a nuestros eventos no es sencillo, ya que requiere de una planificación extra en cuestiones como seguridad, infraestructuras o desarrollo del propio acto. Por otro lado, nos reportará un beneficio muy claro, que es el interés mediático que suscitará. Es evidente que será mayor cuanto más conocida es la figura pública, no es lo mismo que a la inauguración de nuestras nuevas instalaciones acuda el rey que que acuda el alcalde de nuestra localidad. En cualquier caso, tendrá casi garantizado un espacio en los medios.
Como comentábamos antes, hay una serie de aspectos a tener en cuenta. En el caso de figuras de cierta importancia, es muy probable que recibamos la visita de sus jefes de seguridad con antelación; para asegurarse que todo funciona como debería. Además, tendremos que considerar la posibilidad de escoltas, chóferes, etc. También tendremos que reservar un espacio para que el invitado en cuestión dé un pequeño discurso. ¿Cómo de desafortunado sería invitar al presidente de la Comunidad Autónoma o a un ministro y que sea el presidente de nuestra empresa el que comparezca en su lugar? Un error garrafal.
Otras cuestiones que valorar a la hora de realizar una planificación son cómo se tendrán que situar los invitados en una mesa, el orden de parlamentos, si se colocarán banderas y cuál será su orden, si se escucharán himnos… No son pocas las diferencias con respecto de un acto en el que no figuren como invitados cargos institucionales. Además, un aspecto clave es contar con una buena relación y feedback por parte de la oficina de protocolo del cargo en cuestión; para garantizar que el evento se desarrollará según lo previsto. Parece evidente que una empresa no puede dejar al azar todos estos asuntos, por lo que se recomienda contar con una agencia de comunicación con experiencia; como es el caso de V3rtice; agencia de organización de eventos en Barcelona.
