La organización de eventos nunca es una tarea sencilla en cuanto a planificación. Hay que tener en cuenta las necesidades de los públicos, los objetivos, especificaciones de lugar y tiempo… En el caso de los eventos deportivos, a todos estos aspectos a vigilar se le suman otros muchos derivados de las características de este tipo de citas. Hoy en el blog de V3rtice, agencia de organización de eventos, os acercaremos a algunas de las cuestiones básicas que no podemos descuidar cuando se trata de un evento deportivo.
El primero de los aspectos a valorar es bastante evidente: la meteorología. Los organizadores de eventos aún no han conseguido tener tanto poder como para poder incidir en este tipo de cuestiones, pero con una buena previsión se pueden aumentar considerablemente las posibilidades de éxito. Si es un evento en invierno u otoño hay que tener en cuenta la lluvia, el frío e incluso el hielo. Por el contrario, si es verano, el calor excesivo y la falta de sombra. También se han de tener en cuenta las horas de luz propias de cada época del año, el viento y otras condiciones atmosféricas extremas como las tormentas.
Pasemos a otro aspecto que requiere de una planificación extra: la seguridad. Dependiendo de qué tipo de cita deportiva estemos hablando, no es nada raro encontrarse con aficionados “demasiado exaltados” o que acaban recurriendo a la violencia verbal o incluso física. Para garantizar que el evento se desarrolle con tranquilidad y sin incidentes, deberemos tener en cuenta la posibilidad de contratar servicios de seguridad y de vigilancia. Además, se ha de prever la asistencia médica en caso de accidentes, peleas, etc.
Dependiendo del tamaño del evento deportivo, las cuestiones de logística pueden llegar a escapársenos de nuestro control. Por ejemplo, en caso de estadios, palacios de deportes y polideportivos de gran aforo, cuentan con sus propios protocolos de evacuación, de distribución de los visitantes, de acomodación para los jugadores… Algunos aspectos básicos en el caso de eventos de tamaño más modesto son vallas para el control, indicaciones de salidas de emergencia, salidas y servicios, asientos reservados para personas con movilidad reducida, plazas de aparcamiento o información sobre medios de transporte públicos, bar, personal de recepción…
