La organización de eventos es una de las tareas que más trabajo requieren pero más gratificantes para las organizaciones, porque es el momento en que pueden mantener contacto directo con alguno de sus públicos. Para garantizar el éxito en este campo, las empresas cuentan con la ayuda de agencias especializadas en organización de eventos, como es el caso de V3rtice. Hoy, desde nuestro blog, queremos presentaros de forma general cuáles son las claves para que un evento sea un éxito y cuáles son los imprevistos más comunes.
Lo primero a tener en cuenta es qué objetivos tenemos a la hora de organizar el evento. ¿Queremos darnos a conocer entre el público final?, ¿agradecer la confianza depositada a las empresas colaboradoras?, ¿celebrar una jornada técnica para especialistas en una materia en concreto? Hay tantos objetivos como tipos de eventos y uno de los principales errores es no haberlos definido con claridad. Si partimos de unas metas poco claras, puede que todo nuestro evento se desmonte en el momento de ponernos a realizar trabajo más técnico. Conjuntamente con los objetivos están los resultados esperados y el público al que nos dirigimos. Una vez estén estos tres puntos decididos, podemos considerar que tenemos la base sobre la que trabajar lista.
En el siguiente paso tendremos que decidir la fecha, hora y lugar de realización del evento. Debe ser acorde al tipo de acto en cuestión. No podemos programar un acto al aire libre en un parque a las 3 de la tarde de un día de agosto, igual que un evento para público infantil un miércoles por la mañana de febrero no tendrá éxito. Cada circunstancia debe ser estudiada al detalle, teniendo en cuenta tanto el sentido común como conocimiento que la agencia de organización va adquiriendo con la experiencia.
Una vez tengamos todos estos elementos decididos es hora de poner sobre el papel cómo comunicaremos el evento: antes, durante y después. Trataremos de decidir si es un tema de interés para la prensa y; en caso afirmativo; qué tipo de medio (generalista o especializado, online o en papel, televisión…). Debemos realizar una buena previsión en cuanto a tratamiento con prensa y, como mínimo, preparar una nota o un dossier que enviar a los medios que se han mostrado interesados en la iniciativa.
Por último, no podemos “dar por supuestos” aspectos más específicos y de logística. ¿Es el lugar en el que se celebrará el evento accesible para personas con movilidad reducida? ¿Tenemos un equipo técnico preparado para la reproducción de vídeo y/o audio? ¿Necesitamos transporte público y plazas de aparcamiento cercanas?
