La secretaría técnica es una pieza clave en la organización de eventos, por eso mismo hoy en el blog V3rtice, agencia de comunicación, os queremos hablar sobre ello, explicaros qué funciones tiene y cuán importante es a la hora de organizar un evento, congreso o acontecimiento.
 
Primero de todo vamos a resolver la pregunta principal, ¿qué es la secretaría técnica? Son los profesionales que se encargan de todos los preparativos del evento o congreso. Y por eso mismo es tan importante, ya que es la persona o grupo de personas que se encargaran de que tu evento sea posible y sea de éxito. En V3rtice, agencia de comunicación y organización de eventos, contamos con estos profesionales para la creación de los eventos y congresos, y podemos decir que es la pieza clave en todo acontecimiento.
 
Un claro ejemplo reciente, es la organización del evento que hicimos para Arysta LifeScience, con la que contamos con los profesionales de la secretaría técnica que tenemos en V3rtice, agencia de comunicación y organización de eventos.
 
Resuelta la pregunta principal, vamos a pasar a comentaros qué funciones principales tiene la secretaría técnica de la organización de eventos:
 
  • Los profesionales de la secretaría técnica, deben de ser expertos en protocolo y relaciones públicas, ya que deben de aplicar estos conocimientos para la organización del evento.
 
  • Algo muy relacionado con las relaciones públicas, es el contacto con los invitados. Deben de preparar las invitaciones e información que se les debe de enviar.
 
  • Además, tienen que tener un control y seguimiento de los invitados, para prevenir cuántos asistentes habrán y si deben de enviar la información a quien no asista.
 
  • Gabinete de prensa, para la creación de las notas de prensa y la elaboración de la información para los medios de comunicación.
 
  • Se encargan de la comunicación y diseño de los elementos gráficos del evento o acontecimiento.
 
  • Deben de hacer la supervisión del acontecimiento, además de tener un plan de contingencia para cualquier contratiempo que pueda pasar.
 
  • Por último, tienen que hacer el balance económico del evento.
 
Estos son algunas de las funciones que tienen la secretaría técnica de la organización de eventos. Como se puede observar, son los profesionales que harán posible el acontecimientos, y en V3rtice, agencia de comunicación y organización de eventos, podemos contar con ellos para crear los eventos y hacer así un acontecimiento de éxito.