Como agencia de comunicación de Barcelona especializada en gabinetes de prensa, sabemos que las ruedas de prensa hay que prepararlas con bastante antelación, pues son una herramienta muy útil para que una empresa se dé a conocer o promocione un producto o servicio. Además, gracias a su papel presencial, proporcionan una red amplia de contactos que no se obtendrían fácilmente.

Hoy en V3rtice hablaremos sobre el concepto de rueda de prensa y daremos algunos consejos sobre cómo organizar una buena rueda de prensa. La rueda de prensa o conferencia se puede definir como un acto informativo que es convocado por una organización para que asistan los medios de comunicación e informen de lo que sucede. En este sentido, pues, el elemento clave de este acto son los periodistas, ya que sin ellos no podemos llegar a nuestro público objetivo.
De esta manera, habrá que seguir una serie de pasos para conseguir que estos asistan. Para empezar, el primer paso será preparar el tema del que se hablará y el material gráfico que se dará a los periodistas cuando vengan. El tema debe ser relevante o si no, no logrará captar la atención de estos. En cuestión de temas logísticos, hay que tener en cuenta un día y hora que pueda ir bien a la mayoría. Por ejemplo, preferiblemente la rueda debería ser de mañanas, ya que es cuando los periodistas salen a cubrir temas y debería ser entre semana (ni lunes ni viernes).
En relación al lugar, habrá que preparar un sitio que quede cerca de las redacciones o que si más no, sea accesible y los medios no se tengan que desplazar demasiado. En cuanto al interior de la sala, siempre hay que organizar un espacio que sea para los medios de comunicación y dónde puedan colocar todo el material que necesiten (cámaras, trípodes, portátiles…). En este sentido, normalmente los periodistas suelen sentarse en unas mesas y los cámaras y fotógrafos suelen quedarse al final o a un lado. Además, habrá que preparar  otro espacio para los conferenciantes dónde haya micrófonos y botellas de agua por si tienen sed.
El siguiente paso será la convocatoria de los medios de comunicación. La cita se hace a través del envío de una nota de prensa, en la que se explica los detalles principales del evento así como el lugar y la fecha. Es importante que el título sea atractivo y que el contenido que se quiere mostrar sea relevante para los periodistas. El envío se hará seleccionando los medios según la sección que más se acerque al tema de la rueda de prensa. Por eso, es muy útil diseñar previamente una base de datos con los contactos que nos sean más favorables en cuanto al tema.
En definitiva, los pasos previos a una rueda de prensa son muy importantes pues hay que planificar todo para evitar que haya errores y controlar así todas las variables. Por otro lado, durante la rueda de prensa es muy importante dejar un turno de preguntas (aunque tener preparadas las posibles respuestas) y no alargarse demasiado en el discurso. Una vez terminada, hay que realizar un dossier para todos los periodistas que han asistido, pero también para aquellos que no han podido acudir.